“La metà delle riunioni sono una perdita di tempo”.
Ha dell’incredibile la frequenza con cui ricevo questa testimonianza.
Operativi, responsabili, manager d’alto livello, addirittura imprenditori. A prescindere dal ruolo, il riscontro molto frequente è proprio questo.
Provo a riportare alcuni elementi “incriminati”, responsabili dell’esito fallimentare di molti meeting.
Vediamo se anche per te suonano familiari…
Mancanza di un ordine del giorno chiaro e condiviso
Molti partecipanti non sanno bene di cosa si parlerà nella riunione.
Impreparazione
Diverse persone si presentano non adeguatamente pronte a dare il proprio contributo in relazione all’argomento oggetto della riunione.
Mancanza di puntualità
Molti professionisti arrivano all’incontro con diversi minuti di ritardo.
Telefonate durante la riunione
Un classico.
Lettura e invio email durante la riunione
Un altro classico.
Si parla d’altro
Ammesso che ci sia un ordine del giorno prestabilito, si finisce a parlare di tutto tranne che di quello.
Durata non rispettata
Puntualmente si sfora il “budget temporale” prefissato.
Consuetudine
Riunioni convocate perché rappresentano un appuntamento fisso, a prescindere dal fatto di aver qualcosa di importante di cui discutere.
Persone convocate senza una vera ragione
Accade spessissimo: persone chiamate a presenziare senza avere contributi e valore da portare, senza che la loro presenza abbia un ruolo funzionale al meeting.
Mancanza di follow up
“La riunione si è tenuta, abbiamo parlato, alla fine nessuna ha stabilito chi fa cosa”. Ecco un’altra testimonianza ricorrente.
Le riunioni rappresentano un investimento notevole di tempo per i professionisti coinvolti, per non parlare dell’impatto in termini di costi sulle organizzazioni.
Quali buone abitudini dunque si potrebbero “mettere in pista” per gestire riunione davvero efficaci?
Mi verrebbe da dire: abitudini (e consuetudini) esattamente contrarie a quelle elencate.
Di seguito un piccolo vademecum.
- Ordine del giorno chiaro e condiviso
- Preparazione sull’argomento da parte di tutti i partecipanti
- Puntualità
- Telefonate ed email bandite durante il meeting
- Aderenza all’ordine del giorno senza divagazioni
- Rispetto della durata prestabilita
- Convocazione per motivi validi e non consuetudinari
- Pertinenza dei convocati con l’oggetto della riunione
- Chiusura della riunione con un chiaro “to do” per tutti
Semplice come vademecum? Mi pare di sì, in fondo segue principi di buona creanza e di buon senso.
Se non dovesse bastare si può sempre ricorrere ad un approccio costo/beneficio molto tranchant. Non sempre puntualmente applicabile, delinea tuttavia una cultura della responsabilità e della consapevolezza molto chiara.
Eccolo.
Sommiamo i costi orari dei professionisti presenti e moltiplichiamo la cifra ottenuta per la durata del meeting. In questo modo abbiamo ottenuto il costo che l’organizzazione deve sostenere per la riunione.
L’incontro genera un valore che pareggia tale costo? Benino.
Il valore generato è pari al doppio, triplo, quadruplo del costo? Benissimo.
Altrimenti lasciamo perdere.