“Ti scrivo una lettera lunga perché non ho tempo di scriverne una breve”.
Questa frase di Voltaire, di per sé già meravigliosa, diventa una lezione capolavoro applicata alla nostra comunicazione scritta (non solo scritta, a onor del vero).
La sintesi.
Fare sintesi nella comunicazione comporta revisioni, correzioni, cancellazioni, rifacimenti.
Costa fatica e tempo. Tant’ è vero che al di là di legittime (e rare) eccezioni che richiedono dovizia di dettagli, molti la evitano. Paradossalmente impiego meno tempo e sforzo a mettere nero su bianco tutto, ma proprio tutto quel che IO VOGLIO COMUNICARTI, anziché condensare i concetti chiave.
Per certi versi ho anche la coscienza a posto, “ti ho scritto ogni cosa”.
Se non fosse che così scarico su di te il compito ingrato di estrapolare ciò che TU HAI BISOGNO DI SAPERE. Di norma una minima parte del mio poema.
Almeno una persona su due tra quelle che incontro mi confessa di ricevere (a volte anche di inviare) email “che sono una sbrodolata”, senza capo né coda, nelle quali si fatica a cogliere il succo.
Risultato? Le righe vengono elegantemente “archiviate” prima ancora di essere lette. Tant’è che “quando apro un’email e vedo che è un malloppo la chiudo subito, la guardo poi dopo” è una testimonianza molto ricorrente che ricevo. Rimandare la consultazione ad un secondo momento significa non farlo mai più a meno (forse) di (forti) sollecitazioni.
D’altro canto se il mittente in primis non si è preso la briga di fare sintesi, figuriamoci il destinatario che voglia ne ha.
Non si tratta di essere un Manzoni o un Pascoli quando si scrive. Per carità, tutta la mia ammirazione e invidia a chi possiede simili doti.
Il punto è un altro.
Se è vero come è vero che la comunicazione è un dialogo e non un monologo, la ricompensa che ci aspetta subito dopo la sintesi è una piena comprensione, apertura, collaborazione, allineamento, efficienza.
Tutti aspetti che già valgono lo sforzo.
Un testo sintetico e chiaro, così come chi l’ha scritto, ci risulta sempre molto gradito. Lo stesso accade ai nostri destinatari.
La vera ricompensa è l’apprezzamento. E quando c’è l’apprezzamento tutto il resto vien da sé.
Mi limito a segnalare un primo passo, tanto semplice quanto ignorato, che senz’altro aiuta nella ricerca della sintesi: rileggere due o tre volte quel che si è scritto.
Com’è? Se fossi tu a riceverlo, ti farebbe andare dritto al sodo o ti sembrerebbe un malloppo? Avresti rapidamente le informazioni necessarie o “archivieresti” ancor prima di leggere? In definitiva, trasmetti così com’è oppure è il caso di sistemare un po’ il tutto?
Rivedere bene il testo prima di inviarlo è un piccolo sforzo ma molto apprezzato, provare per credere.
Partire dopo per arrivare prima.