Esistono diversi strumenti che ci consentono una gestione davvero efficace del tempo, la risorsa più preziosa della quale disponiamo.
Ordine (di spazi fisici per arrivare a quello mentale), programmazione giornaliera e settimanale, lavorare su un solo compito per volta, suddividere la giornata in alcuni comparti di durata predefinita, una lucida distinzione tra l’importante e l’urgente, tra un problema reale (per sua natura risolvibile) e un semplice fatto (quindi un non-problema).
Ma anche semplicemente (si fa per dire!) non perdere il proprio tempo appresso a persone e situazioni inconcludenti, la delega di responsabilità finalizzata ai risultati, l’eliminazione di riunioni sistematicamente improduttive, la gestione di telefonate ed e-mail in momenti determinati della giornata anziché in tempo reale.
Proprio sul tema delle e-mail vorrei soffermarmi. In particolar modo sullo strumento della “Copia Conoscenza”, prezioso tool che rischia però di portarci dritti nell’abisso.
Molti professionisti che ricoprono ruoli di responsabilità hanno una media di 100/150 e-mail giornaliere. In termini di evasione, alcune richiedono decine di minuti per raccogliere informazioni, elaborare risposte, coinvolgere interlocutori interessati. Altre richiedono al massimo 10 secondi. Vogliamo considerare una media di 3 minuti per ogni e-mail? Anzi, facciamo 2 minuti, in una visione ottimistica della cosa.
2 minuti moltiplicati per 100 e-mail fanno 200 minuti (3 ore e 20 minuti), mentre moltiplicati per 150 e-mail fanno 300 minuti (5 ore). Ogni giorno, tutti i giorni.
Ma sulla media delle 100/150 e-mail (incontro regolarmente professionisti con flussi anche doppi nella propria casella postale), quante sono realmente importanti? Di quante effettivamente devo essere informato? Quante tra queste mi vedono come diretto destinatario e quante rientrano invece nella famigerata “Copia Conoscenza”?
“Sul totale delle e-mail giornaliere che ricevo, il 70/80% è in Copia Conoscenza e la metà di queste sono del tutto inutili”.
Questa la testimonianza ricorrente che raccolgo da manager, responsabili di funzione, imprenditori. Professionisti diversi, con ruoli diversi, in aziende diverse, in zone diverse. Eppure, immancabilmente, c’è questa incredibile uniformità di risposte.
Facciamo un attimo due conti.
Rimanendo sempre sulla media delle 100/150 e-mail, il 70/80% equivale a 80/120 e-mail circa in Copia Conoscenza. Se la metà di queste sono del tutto inutili, stiamo parlando di 40/60 e-mail. 40/60 e-mail, completamente inutili, che devo leggere ogni giorno. Tutti i giorni.
Dicevamo 2 minuti in media per ogni e-mail? 2 minuti per 40/60 e-mail significano 1 ora e 20 minuti/2 ore, ogni giorno, tutti i giorni, sprecate. Letteralmente buttate via.
Ragiono sempre sul medio-lungo termine, personalmente mi rende molto chiari i concetti: 2 ore al giorno sono 1 settimana circa al mese, 2 mesi circa all’anno. In 5 anni sono 50 settimane, ovvero 1 anno.
Ogni 5 anni butto nel cassonetto 1 anno. 1 anno del mio tempo. 1 anno della mia vita. Per leggere e processare e-mail inutili. Potrebbe anche non essere il caso, direi.
Dicevamo che la “Copia Conoscenza” è indubbiamente uno strumento utile e tale va considerato. Una forma elegante e corretta per informare con diverse finalità interlocutori diversi .
Tuttavia si tende spesso ad abusarne. Non dimentichiamoci, per quanto possa apparire sgradevole ammetterlo, che la “Copia Conoscenza” viene utilizzata da molti come corsia preferenziale verso la deresponsabilizzazione. Anche se indirettamente, “adesso il capo ne è al corrente, il collega lo sa, il cliente o il fornitore ne è informato. Posso non pensarci più, gestiranno loro la cosa”.
Per una gestione efficace del nostro tempo (che è poi la nostra vita) e del tempo di tutte le persone con le quali collaboriamo, un ottimo punto di partenza può essere l’educazione. Educare ed abituare i nostri interlocutori a scriverci quando è davvero il caso di farlo, non il frutto di una consuetudine, spesso sterile.
Ed abituare noi stessi a fare altrettanto, naturalmente.
Uno strumento semplice che può avere impatti formidabili. Come risparmiare 1 anno ogni 5.